コラム - リード獲得時のパーミッションについて(BtoB) | Nexal
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リード獲得時のパーミッションについて(BtoB)

リードナーチャリングをオンライン・オフラインで実践・実行するためには、ベースとしてリードマネジメントの運用サイクルが必要となる。

まず、リード情報には大きく分類して以下の2種類が存在する。

1.基本共通リード:社名や役職、部署、メルアドなどの名刺情報
+企業属性情報(TDBなどから得られる追加基本情報)
2.付随個別リード:決裁権限、立場、予算、興味分野など常に変化する情報
リードナーチャリング勉強会に参加されている企業は既に周知。

1の基本共通リードを管理するだけでも、パージ・マージなどの名寄せ作業は、定期的に組織的に運用しない限り、情報が古いハウスリストとなってしまう。マーケティングに利用してみたが、メールアドレスや部署・役職情報が古く使えなかった OR お客様に失礼なことをした経験を持つ方も多いようだ。

また、リードマネジメントサイクルのPDCAを実践する上で、各社必ず課題となってくるのは、過去獲得したリード情報のパーミッション(permission:利用目的に対する許可・認可という意味)である。上記のリード情報は、個人情報保護の観点から見れば、全て保護対象となる。

ここで、個人情報保護に関する情報を簡単に整理しておく。

■個人情報保護法
平成15年5月に成立し平成17年4月に施行。最終改正は平成21年6月5日法律第49号である。詳細は、消費者庁のサイトに掲載されているので確認して頂きたい。
http://www.caa.go.jp/seikatsu/kojin/houritsu/index.html

また、各社が個人情報保護規程を作る上で必ず参照しているのは

■JIS Q 15001:2006
個人情報保護に関して組織内で正しく管理するための要求事項を定めた日本工業規格で、正式には「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」というものだ。
平成17年の個人情報保護法成立を受けて、内容が見直され平成18年(2006年5月)付で公表された。
http://www.jisc.go.jp/app/pager?id=18123

他に、見ておくべき内容として以下の2つ

■個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン
:厚生労働省・経済産業省告示第2号、平成21年10月9日
このガイドラインは、経済産業省が所管する分野及び特定の分野における事業者等が行う個人情報の適正な取扱いの確保に関する活動を支援する、具体的な指針として定めるもの。
事例が分かりやすく掲載されているので、勉強したい方は読んでおくべき。
http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/privacy/kojin_gadelane.htm

■情報サービス産業 個人情報保護ガイドライン
:(社)情報サービス産業協会、第4版 平成18年(2006年)6月
プライバシーマーク制度を普及している社団法人情報サービス産業協会が規定するガイドライン。プライバシーマークは、JIS Q 15001にしたがって運営されており、このJIS規格の全ての要求条件を満たすことがプライバシーマークの審査基準になっている。
http://www.jisa.or.jp/legal/privacy_protect_guideline.html

他にも、業種別、都道府県や市区町村別に法令やガイドラインを定めているので、一概に上記だけとは限らない。分からない場合は社内法務担当、または外部の専門弁護士に相談することをお勧めする。

さて、話を戻そう。リード獲得のためのマーケティング手段として基本的な内容を以下に記載する。

▼オンライン・リードジェネレーション
・メールマガジンの登録
・問合せや資料請求
・セミナー申込み
・キャンペーン登録
・オンラインアンケート
※一般的にはWebフォーム機能を使って、お客様に情報を入力してもらうもの
※最近はソーシャルAPIにおける獲得手段も出てきているが、ここでは割愛する。

▼オフライン・リードジェネレーション
・展示会やビッグイベント会場での名刺やアンケート
・Push型テレセールス(アウトバンドコール)
・営業が個別に交換した名刺
などが考えられる。

上記のリード情報についてどう管理すべきか悩んでいる企業も多いが、リード獲得時の注意事項として、基本的なこと(当たり前のこと)を3つ記載する。

***
1.利用目的をできる限り具体的に特定し、明示する
2.本人の同意を得ること
3.個人データを第三者に提供してははらない

***

1の利用目的をできる限り具体的に特定するとは単に抽象的、一般的に特定するのではなく、最終的にどのような目的で個人情報を利用するかを明示すること。「事業活動」、「お客様のサービスの向上」等のように抽象的、一般的な内容を利用目的とすることは、できる限り具体的に特定したことにはならない。

悪い例:マーケティング活動に利用するため
良い例:〇〇事業における新商品・サービスに関する情報のお知らせのため

2の本人の同意を得るとは、オンライン上では1クリックで個人情報保護またはプライバシーポリシーが閲覧できる場所に配置し、チェック(合意)した上でフォームに登録してもらうこと。
※企業サイトにおけるパーミッションの取り方、またはオンライン上での注意事項について詳細を知りたい方は、Nexal,Inc.までお問い合わせください。

オフライン(展示会やイベント)で名刺を頂くまたはアンケートに記載頂く際にも、本来利用目的を明示した上で合意のもと、情報を集めることが望ましい。

先日ビッグサイトでEXPOが開催されたが、ブースや受付またはアンケート用紙など見える場所に、個人情報の利用目的等を公開・開示している企業は少なかった。利用目的に合意した上で情報を集めることが望ましいが、運用上難しいという企業も多いため、暗黙的に省略している企業もいるようだ。

※BtoBの場合、名刺を提示=自ら情報を開示している、ということから厳しく運用ルールを定めている企業は少ないが、過去集めた名刺情報について取扱いに困っている企業も多い。よって、いつの展示会で集めた名刺やアンケートなのか、履歴は必ず残しておく必要がある。(情報開示の義務)

※営業が交換した名刺において、営業個人が電話やメールを送る際は想定範囲であるが、一斉メールやメールマガジンなどを送る際には注意が必要である。

3の第三者とはどこまでの企業を指すのか。名刺データを入力する外部委託業者、またはグループ会社などはどうか気になる企業も多いだろう。「個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン」で事例が掲載(P41)されていたので記載する。

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▼【第三者提供とされる事例】(ただし、法第23条第4項各号の場合を除く。)
事例1)親子兄弟会社、グループ会社の間で個人データを交換する場合
事例2)フランチャイズ組織の本部と加盟店の間で個人データを交換する場合
事例3)同業者間で、特定の個人データを交換する場合
事例4)外国の会社に国内に居住している個人の個人データを提供する場合

【第三者提供とされない事例】(ただし、利用目的による制限がある。)
事例)同一事業者内で他部門へ個人データを提供すること。
-*-*-*

つまり、同一事業者内以外は、ほぼ第三者となる。プライバシーポリシーや個人情報保護方針に、各社そこまで記載されているのか疑問視される所である。
※協賛セミナーなどを開催し、申込者の情報を共有する場合は共同利用となる。

リードマネジメントを行う上で運用上困難な面も多いが、社内ルールを見直すきっかけになればと思う。
また、最近の傾向・各社のポリシー変更の例を見ていて気付いた点を整理しておくので、是非参考にして頂ければと思う。

・ポリシー内容を、グループ内で活用すると変更する企業が増えてきている。
・第三者に関しても、必要な範囲で提供することを記載する企業が増えてきている。
・共同利用企業として、企業名を同列に記載する手法が取られ始めている。
・クッキーやビーコン利用など、利用目的を明確にする必要性が出始めている。
※他に企業吸収合併またはグループ企業再編時など、リード情報の引継ぎ時には注意点も多い。

BtoBに特化しパーミッションについて整理したが、最近BtoCサービスにおいてフリーのクラウドサービスが増えている。
gmailも個人情報保護対象となり得るため、サービスを利用する際にはポリシーはしっかり読んで頂きたい。結構恐ろしいことが記載されている場合もあるため要注意だ。

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